Autoavaliação de prontidão bancária para negócios de comércio

Faça isso antes de pedir uma conta empresarial, para encontrar as divergências antes que o banco as encontre. É uma prática geral de KYB (know your business, conheça o seu negócio) e não prevê a decisão de nenhum banco. Cada banco define os próprios requisitos, então confirme a lista dele antes de se candidatar.

A ideia por trás da lista: um banco precisa entender quem é dono da empresa, o que ela faz e por que quer a conta. Pela regra de devida diligência do cliente (CDD) da FinCEN, os bancos cobertos mantêm procedimentos para identificar clientes, identificar e verificar os beneficiários finais, entender a natureza e a finalidade de cada relacionamento e monitorar a atividade. Seu trabalho é deixar isso fácil de ver e fazer com que cada documento conte a mesma história.

Como usar: marque cada item e, quando não puder marcar, anote o motivo. Uma lacuna que você conhece pode ser explicada. Uma lacuna que o banco encontra primeiro é mais difícil.

1. Entidade e EIN

• O nome legal nos seus documentos de constituição é exatamente o nome da carta do EIN (Employer Identification Number, número de identificação fiscal da empresa nos EUA), da solicitação e do rodapé do site. Compare "Inc." com "LLC", vírgulas e grafia.
• Você tem os documentos de constituição (articles of organization ou articles of incorporation) e, se o banco pedir, uma certidão de boa situação (good standing) atual emitida pelo estado.
• Você tem a carta do IRS que confirma o seu EIN. O IRS lista formas de confirmar um EIN, inclusive a Letter 147C por telefone, se você perdeu o original.
• O tipo de entidade é o mesmo que você informa às pessoas. Se você diz "somos uma corporation", mas constituiu uma LLC, corrija o texto.
• O registro da empresa no estado está ativo e o seu agente registrado (registered agent) está atualizado.

Dono que mora fora dos EUA e ainda não tem EIN? Veja como um dono que mora fora dos EUA obtém um EIN para uma empresa dos EUA.

2. Endereço registrado vs. endereço de operação

• Você sabe qual endereço é o registrado (muitas vezes o de um agente registrado) e qual é onde a empresa de fato opera, e consegue explicar por que eles são diferentes.
• O endereço na solicitação confere com o seu comprovante de endereço, como contrato de locação, conta de consumo ou carta oficial. Os bancos variam quanto aos comprovantes que aceitam, então confirme com o seu.
• O mesmo endereço, ou uma explicação clara, aparece no seu site, nas faturas e nos perfis de marketplace.
• Se as mercadorias saem de um armazém ou de um 3PL, anote isso. Um banco que lê "LLC de Wyoming" e "armazém em Miami" não deveria precisar adivinhar.

3. Residência e participação dos donos

Os bancos observam onde os donos moram como parte de entender o cliente. O manual de exame do FFIEC lista a localização geográfica onde o cliente faz negócios entre os seus fatores de risco (Manual BSA/AML do FFIEC, Customer Due Diligence). Morar no exterior não desqualifica ninguém por si só. É algo a declarar com clareza.

• Você consegue listar cada dono, o percentual dele e o país de residência, e os percentuais somam 100.
• Seu documento de identidade está válido e não vai vencer em breve. Nome e data de nascimento batem com os registros de participação.
• Você tem comprovante de endereço residencial dos donos, se o banco pedir.
• Se os donos moram fora dos EUA, a solicitação diz isso logo no início, em vez de deixar para o banco descobrir.
• Você sabe quem vai usar a conta no dia a dia, e essa pessoa consegue apresentar documento de identidade.

4. Beneficiários finais e pessoa de controle

A regra CDD da FinCEN exige que os bancos cobertos identifiquem e verifiquem cada pessoa física que possui 25 por cento ou mais de um cliente pessoa jurídica, além de uma pessoa física que controla a empresa.

• Toda pessoa com 25 por cento ou mais está nomeada, com nome completo, data de nascimento, endereço e número do documento. Os campos exatos variam conforme o formulário do banco.
• Uma pessoa de controle está nomeada, como um CEO, um managing member ou outro gestor sênior.
• Se a participação passa por outra empresa, você consegue rastreá-la até as pessoas físicas no fim da cadeia.
• Seu contrato social ou sua tabela de capitalização (cap table) confere com o que você escreveu no formulário.
• Você planeja avisar o banco se a participação mudar depois.

5. O site confere com a descrição do negócio

Um avaliador costuma olhar o seu site. Trate-o como um documento.

• O site existe, carrega e não é uma página provisória ou de "em breve". Alguns bancos aceitam empresas sem site, então pergunte ao seu.
• O nome, o endereço, o e-mail e o telefone da empresa no site conferem com a sua solicitação.
• Os produtos e serviços do site são os que você descreve ao banco. Se você diz "eletrônicos no atacado" e o site vende perfume, mude um dos dois.
• O tipo de cliente confere. Se você diz ao banco que vende para varejistas, o site não deve parecer uma loja de consumo, ou deve explicar os dois casos.
• Seus perfis de marketplace ou de loja dizem a mesma coisa que o seu site.
• Você removeu afirmações que não consegue comprovar com um documento.

6. Uma descrição de produto e de setor, em todo lugar

• Você escreveu uma ou duas frases simples: o que você compra, de onde, e para quem vende. Exemplo: "Importamos eletrônicos de consumo de fornecedores na Ásia e vendemos para varejistas nos EUA." Veja também nosso guia de documentos da conta.
• Essa frase é a mesma na solicitação, no site, nas faturas, nos contratos com fornecedores e em qualquer apresentação que você enviar.
• O código do setor ou a categoria que você escolhe nos formulários combina com a frase.
• Se a categoria do seu produto exige autorização ou tratamento especial, você verificou isso com um profissional.
• Você conferiu a lista de negócios que o banco não atende.

7. Volumes esperados e contrapartes

O manual do FFIEC diz que a atividade prevista da conta pode ser um fator-chave no perfil de risco do cliente. Um volume que você consegue sustentar vale mais do que um número grande que você não consegue.

• Você tem uma estimativa mensal realista de entrada e saída de dinheiro, e uma ideia de quantos pagamentos isso representa.
• Você consegue dizer em quais países paga fornecedores e de quais recebe dinheiro de clientes.
• Você consegue nomear seus principais fornecedores e clientes, ou descrevê-los por tipo se os nomes forem confidenciais.
• Você sabe como os clientes pagam você (wire, ACH, cartão ou stablecoins) e como você paga os fornecedores.
• Você planeja avisar o provedor antes que o volume, os países ou os métodos de pagamento mudem de forma relevante. Veja por que bancos encerram ou congelam contas de negócios de comércio.
• Os clientes vão pagar você diretamente, e os fornecedores vão receber em seus próprios nomes, não por meio de terceiros não identificados.

8. Origem dos recursos e prova da atividade comercial

• Você consegue explicar de onde vem o dinheiro que entra na conta: pagamentos de clientes, aporte dos donos, empréstimos.
• O aporte dos donos tem trilha documental, como uma transferência da conta pessoal do dono e uma nota sobre a finalidade.
• Você tem algumas faturas, ordens de compra ou contratos recentes que combinam com a sua história. Para exportadores com histórico de vendas, veja como pequenos exportadores comprovam vendas de exportação passadas para bancos e financiadores.
• Se o negócio é novo, você consegue oferecer cotações de fornecedores, ordens de compra ou um plano de negócios curto, e diz claramente que o negócio é novo.
• Dinheiro pessoal e dinheiro da empresa não se misturam.

9. Revisão final de consistência

Coloque os documentos lado a lado e compare cada campo.

• Todas as células conferem, ou você tem um motivo por escrito para a divergência.
• As cópias digitalizadas estão completas e legíveis, sem cortes.
• Você consegue responder perguntas de acompanhamento no mesmo dia.

Se algo não conferir

Corrija o documento de origem, se puder. Se não puder, acrescente uma nota factual curta à solicitação ("endereço do agente registrado em X, operação em Y"). Não altere fatos só para que os formulários batam. Os bancos decidem caso a caso, e passar nesta autoavaliação não significa aprovação.

Próximo passo

Para entender o raciocínio por trás desta lista, leia como deixar seu negócio de comércio pronto para o banco. Quando estiver pronto, conheça as contas empresariais da Shield.

Fontes

• FinCEN, Customer Due Diligence Requirements for Financial Institutions (em inglês)
• Manual BSA/AML do FFIEC, Customer Due Diligence (em inglês)
• IRS, Employer ID Numbers (em inglês)