Como um dono fora dos EUA obtém um EIN para uma empresa americana

Os proprietários podem morar fora dos EUA, com uma empresa americana. Depois que a empresa existe, ela pode solicitar um EIN, o número de identificação fiscal da empresa nos EUA. A solicitação on-line do IRS exige um endereço principal de negócios nos EUA, então proprietários que vivem fora costumam pedir por telefone, fax ou correio.

O que é um EIN e por que você precisa de um

O EIN (Employer Identification Number) identifica a sua empresa perante o IRS. Você precisa dele para abrir uma conta empresarial nos EUA, declarar impostos e configurar plataformas como marketplaces e processadores de pagamento. Ele não é um documento pessoal. Pertence à empresa.

Passo 1: abra primeiro a empresa nos EUA

O EIN é emitido para uma entidade, então a empresa precisa existir. A maioria dos fundadores de fora dos EUA abre uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) em algum estado. Você não precisa morar nesse estado nem nos EUA para isso. Vai precisar dos documentos de constituição e de um agente registrado no estado.

Se preferir não cuidar da papelada, o serviço de LLC nos EUA da Shield cobre a abertura da LLC, um EIN, um endereço comercial nos EUA, um agente registrado e uma conta empresarial nos EUA. Você responde a algumas perguntas sobre sua residência, o tipo de entidade e o nome da empresa, e a Shield cuida do resto.

Passo 2: solicite o EIN

A página do IRS sobre o EIN diz que quem tem o endereço principal de negócios fora dos EUA pode solicitar:

• Por telefone: 267-941-1099, de segunda a sexta, das 6h às 23h, no horário do leste dos EUA.
• Por fax: Formulário SS-4 para 855-215-1627 (dentro dos EUA) ou 304-707-9471 (fora dos EUA).
• Por correio: Formulário SS-4 para Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999.

O IRS também informa que só é possível solicitar um EIN por dia e que intermediários (nominees) não podem fazer o pedido. O guia para obter um EIN diz que a ferramenta on-line exige um endereço principal de negócios nos EUA e um responsável (responsible party) com SSN ou ITIN.

O Formulário SS-4 pede um "responsável" (responsible party), a pessoa que controla a empresa. Leia as instruções atuais do SS-4 para saber o que preencher se essa pessoa não tiver SSN nem ITIN, ou consulte um profissional de impostos que atenda proprietários de fora dos EUA.

Passo 3: planeje a espera

Pedidos por telefone podem ser mais rápidos que por fax ou correio, mas o prazo é do IRS, então deixe folga. Essa etapa costuma ser a mais lenta na abertura de uma conta nos EUA. Não marque um sinal a fornecedor nem o lançamento de um produto em torno de uma data que você não controla.

Passo 4: abra a conta com o EIN

Com os documentos de constituição e a carta do EIN, você pode pedir uma conta empresarial em nome da empresa. Os provedores também verificam os proprietários e o negócio, então tenha em mãos seu documento de identidade e os documentos da empresa.

As contas nos EUA da Shield dão à sua empresa números de conta e de roteamento (routing) dos EUA em nome dela, sem precisar ir a uma agência. Os proprietários podem morar fora dos EUA, com uma empresa americana.

Depois de ter o EIN

• Mantenha em dia os registros estaduais e o agente registrado.
• Empresas americanas com proprietários estrangeiros podem ter obrigações federais adicionais de declaração. Fale com um profissional de impostos que atenda proprietários não residentes.
• Guarde a carta de confirmação do EIN. Bancos e plataformas pedem esse documento.

Perguntas frequentes

Preciso de um SSN para obter um EIN? Não necessariamente. A ferramenta on-line do IRS exige, mas quem está fora dos EUA pode pedir por telefone, fax ou correio. Veja as instruções do SS-4 ou pergunte a um profissional de impostos sobre o campo do responsável.

Posso obter um EIN antes de a LLC existir? Não. O EIN é emitido para uma entidade que já existe, então abra primeiro a empresa.

O EIN é a mesma coisa que uma conta empresarial nos EUA? Não. O EIN é um número de identificação fiscal. Você ainda precisa abrir uma conta em nome da empresa.

Próximo passo

Para ver como a Shield pode configurar a empresa e a conta, comece pela página de abertura de LLC nos EUA.