Como conciliar faturas de fornecedores e pagamentos todo mês

Compare três registros de cada compra: o pedido de compra, o registro de recebimento e a fatura do fornecedor. Pague só quando os três baterem, e depois vincule cada pagamento à sua fatura. Faça isso todo mês, contra os extratos do banco e do cartão, para que as diferenças sejam pegas enquanto ainda são pequenas.

O que é o 3-way match

Para cada compra, compare:

1. Pedido de compra (PO, purchase order). O que você pediu: itens, quantidade, preço e condições.
2. Registro de recebimento. O que de fato chegou, contado e conferido. Veja nosso checklist de recebimento.
3. Fatura do fornecedor. O que o fornecedor está cobrando de você.

Se quantidade, preço e condições baterem nos três, a fatura é aprovada para pagamento. Se não baterem, segure a fatura e pergunte ao fornecedor.

Rotina mensal

Semana 1: reúna.

• Junte todas as faturas de fornecedores, contas de frete e cobranças aduaneiras do mês.
• Puxe os registros do banco, do cartão e de qualquer transação em stablecoins.

Semana 2: confira.

• Para cada fatura, encontre o PO e o registro de recebimento.
• Confira quantidade, preço unitário, moeda, frete e tributos ou impostos (taxes).
• Marque cada fatura como conferida, com falta, com sobra ou faltando.

Semana 3: vincule aos pagamentos.

• Para cada pagamento, encontre a fatura que ele cobre. Escreva o número da fatura no campo de memorando do pagamento sempre que possível.
• Sinalize pagamentos sem fatura e faturas sem pagamento.

Semana 4: resolva e feche.

• Peça notas de crédito (credit notes) para faltas ou danos.
• Registre os itens em aberto e quem é responsável por cada um.
• Concilie o total do mês com o seu razão contábil.

De onde vêm as divergências

• Remessas incompletas. A fatura diz 100, você recebeu 92.
• Mudanças de preço. O preço da fatura é diferente do PO.
• Moeda. Uma fatura em outra moeda não bate com os dólares que você enviou.
• Taxas descontadas no caminho. Bancos intermediários podem descontar cobranças numa transferência internacional, então o fornecedor recebe menos do que você enviou.
• Custo total de importação (landed cost). Frete, tributos e despachante aparecem tarde. Veja nosso guia sobre landed cost.
• Faturas duplicadas. A mesma fatura enviada duas vezes com data nova.

O que guardar

Guarde cada conferência como um conjunto: o PO, o registro de recebimento, a fatura e o comprovante de pagamento. É também o que você entregaria a um credor ou a um contador. Nosso guia sobre registros para impostos e auditorias trata dos prazos de guarda.

Atalhos para pequenas empresas

• Use uma pasta ou uma linha de planilha por compra, com o número do PO como chave.
• Coloque o número do PO em cada fatura e em cada pagamento.
• Pague a partir de poucas contas, para haver menos lugares para conferir.

Onde a Shield entra

Conferir fica mais fácil quando os pagamentos estão em um só lugar. A Shield oferece a atacadistas contas empresariais nos EUA, um cartão de crédito empresarial com extratos mensais e pagamentos a fornecedores no exterior em dólares ou stablecoins, com contrapartes salvas. Os donos podem morar fora dos EUA, com uma empresa americana.

FAQ

Um 3-way match é exagero para um atacadista pequeno? Não para compras maiores ou recorrentes. Para pedidos pequenos, um 2-way match do PO e da fatura pode bastar.

E se o fornecedor enviar e faturar antes de eu conferir a mercadoria? Pague o que foi combinado por escrito e registre a divergência assim que contar a remessa.

Por quanto tempo devo guardar esses registros? Pergunte ao seu contador. Nosso guia sobre registros para impostos e auditorias trata da prática geral.

Próximo passo

Para ver como a Shield ajuda atacadistas a manter os pagamentos organizados, conheça as contas empresariais da Shield.