Quais registros um revendedor deve guardar para impostos e auditorias?
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Guarde a prova do que comprou, do que pagou, do que vendeu e do que ficou na prateleira. Isso significa faturas de fornecedores, comprovantes de pagamento, documentos de envio e de alfândega, registros de vendas e contagens de estoque. O IRS diz que registros que sustentam receitas ou deduções devem ser guardados até o fim do prazo de prescrição, que em geral é de três anos a partir da entrega da declaração, com prazos mais longos em alguns casos. Pergunte ao seu contador o que se aplica ao seu caso.
Por que os registros de estoque importam
O IRS define estoque como itens que você compra para revender a clientes. Se você compra mercadorias para revenda, normalmente precisa avaliar o estoque no início e no fim de cada ano fiscal para calcular o custo das mercadorias vendidas (IRS Publication 538). Registros fracos dificultam sustentar esses números se você for questionado.
O IRS não exige um sistema específico de registros. Ele diz para usar qualquer método que mostre claramente as suas receitas e despesas.
O que guardar de cada compra
- Fatura do fornecedor. Nome, data, itens, quantidades, preços unitários e total.
- Comprovante de pagamento. Linha do extrato bancário, confirmação de wire, extrato do cartão. O IRS lista cheques cancelados, comprovantes de cartão de crédito e faturas como comprovação de custos de estoque.
- Pedido de compra ou contrato, se você tiver.
- Documentos de envio. Bill of lading ou air waybill (conhecimento de embarque ou aéreo), e a lista de embalagem (packing list).
- Registros de importação. Declaração de importação, faturas de tributos e de broker, contas de frete e seguro. Eles fazem parte do seu custo landed. A CBP também tem suas próprias regras de guarda de registros para importadores: pela 19 CFR 163.4, os registros ligados a uma declaração de importação em geral devem ser guardados por cinco anos a partir da data da entrada.
- Registro de recebimento. O que chegou de fato, e qualquer falta ou dano.
O que guardar de vendas e estoque
- Faturas de venda e comprovantes de pagamento.
- Documentos de imposto sobre vendas (sales tax), como certificados de revenda (resale certificates) que você recebeu dos compradores ou entregou aos fornecedores.
- Contagens de estoque. Uma contagem datada, pelo menos no fim do ano, com o método de avaliação usado.
- Devoluções, baixas e ajustes, com o motivo.
- Números de série ou IMEIs de itens de alto valor, como eletrônicos ou relógios.
Por quanto tempo guardar
Orientação do IRS sobre registros de imposto de renda, em termos gerais (IRS):
- 3 anos a partir da entrega da declaração, na maioria dos casos.
- 6 anos se você deixar de declarar uma receita maior que 25% da receita bruta da sua declaração.
- 7 anos se você deduzir uma perda com títulos sem valor ou uma dívida incobrável.
- Indefinidamente se você não entregar a declaração ou entregar uma fraudulenta.
- Pelo menos 4 anos para registros de tributos sobre a folha de pagamento (employment tax).
Mantenha os registros de bens que você possui até o fim do prazo de prescrição do ano em que se desfizer deles. Muitos contadores sugerem guardar registros de estoque e de importação por mais tempo que o mínimo.
Facilite para você mesmo
- Uma pasta por pedido. Fatura, comprovante de pagamento, envio e documentos de alfândega juntos.
- Use só contas empresariais. Passe as compras por uma conta ou cartão empresarial, não pessoal.
- Nomeie os arquivos de forma consistente. Data, fornecedor, número da fatura.
- Faça backup. Armazenamento em nuvem mais uma cópia.
- Concilie todo mês. Confronte extratos bancários e de cartão com as faturas.
Onde a Shield entra
A Shield não oferece consultoria tributária. Ela dá a importadores, atacadistas e revendedores uma conta empresarial nos EUA, um cartão de crédito empresarial e pagamentos a fornecedores, para que os gastos com estoque passem por contas empresariais e deixem um registro de pagamento. Extratos e confirmações de pagamento podem ficar junto das suas faturas.
Perguntas frequentes
Cópias digitais valem? O IRS aplica aos sistemas de armazenamento eletrônico as mesmas exigências dos registros em papel. O sistema precisa indexar, armazenar, preservar, recuperar e reproduzir os registros de forma legível (IRS Publication 583). Consulte seu contador para as regras atuais.
Preciso de recibos para compras pequenas? Guarde algo que mostre o quê, quando e quanto. Pergunte ao seu contador qual é o seu limite.
E se eu for auditado? Seus registros são a principal prova. Mostre apenas o que for pedido e envolva seu contador cedo.
Próximo passo
Para ver como a Shield ajuda revendedores a pagar pelo estoque, conheça o cartão de crédito empresarial da Shield.