Lista de documentos de exportação para exportadores de Miami

A maioria dos embarques precisa de um conjunto básico de documentos: uma invoice comercial, um packing list, um documento de transporte (conhecimento de embarque ou conhecimento aéreo) e, dependendo do valor e da mercadoria, uma declaração eletrônica de exportação (EEI). Alguns envios também exigem certificado de origem, licença de exportação ou certificados especiais. Os requisitos mudam conforme o produto e o país de destino, então quem tem a palavra final é o seu comprador e o seu agente de carga ou despachante.

Este guia usa as páginas do Departamento de Comércio dos EUA, no trade.gov, sobre documentos comuns de exportação e documentos especiais. É uma lista geral, não é orientação jurídica nem aduaneira, e não faz afirmações sobre nenhum país em particular. Pergunte ao comprador quais documentos a alfândega dele exige.

Documentos básicos

Invoice proforma. A cotação do vendedor antes do embarque. Descreve a mercadoria (quantidade, preço, peso, especificações) e depois serve de base para a invoice final. Os compradores costumam precisar dela para providenciar o pagamento ou uma licença de importação.

Invoice comercial. A fatura que você emite para o comprador estrangeiro. A alfândega usa para calcular os impostos. Cada governo pode definir o formato, o conteúdo, o número de vias e o idioma, então pergunte ao comprador o que o destino exige.

Packing list (romaneio). É mais detalhado do que o de uma venda dentro dos EUA. Traz as partes, o número da invoice, a data do embarque, o modal de transporte, a transportadora, as quantidades por item, o tipo de volume, o peso líquido e bruto em quilos, as marcas e as dimensões. Ele não substitui a invoice comercial, e os dois devem bater.

Documento de transporte. No transporte marítimo é o conhecimento de embarque (bill of lading), um contrato entre o dono da mercadoria e o transportador. O bill of lading nominal (straight) não é negociável. O negociável (à ordem) pode ser usado para comprar, vender ou negociar a mercadoria durante o trânsito, e o comprador normalmente precisa de um original para retirá-la. No transporte aéreo é o conhecimento aéreo (air waybill), que não é negociável e é específico do embarcador.

Instruções do embarcador (Shipper's Letter of Instruction). Suas instruções por escrito ao agente de carga para um envio aéreo ou marítimo.

Declaração e controles de exportação

Informação Eletrônica de Exportação (EEI) no AES. É apresentada pela parte principal interessada nos EUA (USPPI) ou por um agente autorizado, para mercadoria física, por meio do Automated Export System. Segundo o trade.gov, é necessária quando o valor de uma mercadoria do Schedule B passa de US$ 2.500 ou quando a declaração é obrigatória por outro motivo (por exemplo, se há exigência de licença). Envios de US$ 2.500 ou menos, sem declaração obrigatória, ficam isentos. A USPPI é a pessoa nos EUA que recebe o principal benefício da venda de exportação.

Licença de exportação. Uma autorização do governo para mercadorias, quantidades, destinos e usos finais específicos. O trade.gov cita como órgãos emissores o BIS (itens de uso duplo), o DDTC do Departamento de Estado (artigos de defesa), a Comissão Reguladora Nuclear e a DEA. A maioria dos bens de consumo comuns não precisa de uma, mas o seu despachante deve confirmar a classificação dos seus produtos.

Declaração de controle de destino (Destination Control Statement, DCS). Exigida para itens da Commerce Control List que não sejam EAR99 e para itens controlados pela ITAR. Aparece na invoice comercial, no bill of lading marítimo ou no conhecimento aéreo.

Documentos que dependem do embarque

Certificado de origem. Uma declaração assinada de onde a mercadoria vem. O certificado genérico serve para compradores ou alfândegas estrangeiras que querem comprovação de origem sem preferência tarifária. O certificado de um acordo de livre comércio é usado para pedir tarifa reduzida ou zero, e só se a mercadoria se qualificar. Alguns países querem que um órgão externo, como uma câmara de comércio, valide o documento.

Certificado de seguro. Confirma o seguro de carga durante o trânsito. Se as suas condições de venda ou uma carta de crédito exigirem, providencie antes de embarcar. Se você vende com carta de crédito, confira se ela pede apólice ou certificado de seguro e apresente exatamente o que for pedido.

Inspeção pré-embarque. Alguns países exigem, feita por uma empresa de inspeção que confere quantidade, qualidade e preço. Esses requisitos costumam constar da carta de crédito.

Fatura consular. Exigida por alguns países. Os formulários são obtidos na embaixada ou no consulado do país de destino.

Licença de importação. É responsabilidade do importador, mas uma cópia no seu arquivo pode evitar problemas na alfândega.

Carnê ATA (ATA Carnet). Para mercadoria que sai do país temporariamente, como amostras para uma feira.

O trade.gov também lista certificados para alimentos, medicamentos, cosméticos, produtos químicos, plantas, animais, cargas perigosas e embalagens de madeira. Se você envia algo dessas categorias, leia a página de documentos especiais. Ela avisa que um produto pode precisar de papéis de mais de uma categoria.

Uma ordem de trabalho simples

1. Confirme as condições de venda. O Incoterm, as condições de pagamento e quais documentos a alfândega do comprador exige.
2. Confira a classificação e as licenças com o seu despachante ou o seu agente de carga.
3. Emita a invoice proforma e obtenha a concordância do comprador.
4. Prepare a invoice comercial e o packing list e confira se batem.
5. Instrua o agente de carga com uma Shipper's Letter of Instruction.
6. Apresente a EEI se for obrigatória, ou confirme que o agente de carga vai apresentar.
7. Recolha o documento de transporte e os certificados necessários.
8. Envie ao comprador o conjunto de documentos como o contrato e as condições de pagamento exigirem.
9. Guarde cópia de tudo em uma pasta por embarque.

Mantenha os papéis consistentes

A maioria dos atrasos vem de divergências: um nome de consignatário diferente na invoice e no bill of lading, quantidades que não batem com o packing list ou um valor que muda de um documento para outro. Confira cada conjunto antes de ele sair do seu escritório.

Perguntas frequentes

Preciso sempre apresentar a EEI? Não. Pela orientação do trade.gov, a declaração é necessária em geral quando o valor de uma mercadoria do Schedule B passa de US$ 2.500 ou quando vale uma declaração obrigatória, como a exigência de licença. Pergunte ao seu agente de carga como isso se aplica ao seu embarque.

Quem prepara os documentos, eu ou o meu agente de carga? Muitas vezes os dois. O exportador fornece os dados corretos da invoice e do packing list, e o agente de carga ou o despachante prepara ou apresenta boa parte do resto. Você continua responsável pelo que os documentos dizem.

Todo destino exige certificado de origem? Não. Alguns países e alguns compradores exigem. Pergunte ao comprador ou ao despachante dele.

Próximo passo

Se você precisa pagar um agente de carga ou um despachante nos EUA pelo caminho, veja as contas empresariais da Shield para empresas de comércio exterior, ou o cartão de crédito empresarial para os gastos de cada embarque.