¿Qué es una factura proforma y en qué se diferencia de una comercial?
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Una factura proforma es una factura preliminar que el proveedor envía antes de que salga la mercancía. Indica qué piensa vender y a qué precio, para que usted pueda aprobar el pedido y organizar el pago. La factura comercial es la factura final del envío. Acompaña a la mercancía, y la aduana la usa para calcular los aranceles. Pague contra la proforma solo después de revisarla, y asegúrese de que la factura comercial coincida con lo acordado.
Qué hace una factura proforma
Piénsela como una cotización por escrito que parece una factura. Por lo general incluye al comprador y al vendedor, los productos, las cantidades, los precios unitarios, las condiciones de pago, las condiciones de entrega y los datos bancarios del proveedor. No es una solicitud de pago de un pedido ya entregado, y normalmente no es lo que se le entrega a la aduana.
Los importadores la usan para:
- Confirmar por escrito el precio y las condiciones antes de pagar un depósito.
- Darle a su banco o a su proveedor de pagos un documento que respalde el pago.
- Solicitar financiamiento, una carta de crédito o un permiso que requiera un documento de pedido.
Qué hace una factura comercial
La factura comercial es el principal documento aduanero de un envío importado. Las reglas de EE. UU. (19 CFR 141.86) enumeran lo que debe indicar, incluidos el puerto de entrada, el país de origen, el comprador y el vendedor, una descripción de la mercancía, las cantidades, y el precio o valor con su moneda. Algunos tipos de producto requieren información adicional. Su agente de aduanas o su agente de carga le dirá qué necesita el suyo.
Comparación
| Factura proforma | Factura comercial | |
|---|---|---|
| Cuándo | Antes del envío | Cuando sale la mercancía |
| Propósito | Cotización y confirmación del pedido | Aduana y facturación final |
| ¿Va a la aduana? | Generalmente no | Sí |
| ¿Puede cambiar? | Sí, si ambas partes están de acuerdo | Debe coincidir con lo acordado y enviado |
Qué revisar en una proforma antes de pagar
- Nombre y dirección de la empresa. Deben coincidir con el proveedor que usted verificó.
- Productos y cantidades. Números de modelo, grados, tamaños y condición. Si la mercancía es usada o reacondicionada, indíquelo por escrito.
- Precio unitario y total. Revise la aritmética y la moneda.
- Condiciones de entrega. Quién paga el flete, el seguro y los aranceles (vea Incoterms).
- Condiciones de pago. Depósito, saldo y fechas de vencimiento.
- Datos bancarios. El titular de la cuenta debe coincidir con la empresa que aparece en la factura.
- País de origen y códigos HS. Su declaración de importación los necesitará.
Mantenga los documentos consistentes
La proforma, la factura comercial, la lista de empaque y el registro de pago deben coincidir en nombres, cantidades y valores. Las diferencias pueden retrasar el despacho aduanero, y hacen más difícil responder las preguntas de un banco o de un contador. Guarde el conjunto completo de cada pedido en una sola carpeta.
Dónde encaja Shield
Shield no emite ni revisa facturas. Se encarga de la parte del pago para importadores, exportadores y mayoristas: una cuenta empresarial en EE. UU., una tarjeta de crédito empresarial y pagos a proveedores por wire desde su saldo en Shield. Una factura limpia y un registro de pago claro van juntos, y cualquiera de los dos le ayuda si alguna vez tiene que explicar una compra.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma es legalmente vinculante? Depende de lo que acuerden ambas partes y de las condiciones del contrato. Trátela como una oferta por escrito, confirme las condiciones y consulte a un abogado si el pedido es grande.
¿Puedo pagar un depósito contra una factura proforma? Muchos proveedores lo piden. Verifique primero al proveedor y pague solo a la cuenta que aparece en la factura verificada.
¿La aduana necesita la proforma? La aduana generalmente necesita la factura comercial. Pregunte a su agente si quiere otros documentos.
Siguiente paso
Para ver cómo Shield apoya a los negocios de comercio con cuentas, tarjetas y pagos a proveedores, visite la página de cuentas empresariales.