¿Cómo cotejar cada mes las facturas de proveedores con los pagos?

Compare tres registros de cada compra: la orden de compra, el registro de recepción y la factura del proveedor. Pague solo cuando coincidan, y luego vincule cada pago con su factura. Hágalo cada mes contra sus estados de cuenta bancarios y de tarjeta, para detectar las diferencias mientras aún son pequeñas.

Qué es el 3-way match

En cada compra, compare:

1. Orden de compra (PO). Lo que pidió: artículos, cantidad, precio y condiciones.
2. Registro de recepción. Lo que realmente llegó, contado y revisado. Consulte nuestra lista de verificación de recepción.
3. Factura del proveedor. Lo que el proveedor le está cobrando.

Si la cantidad, el precio y las condiciones coinciden en los tres, la factura se aprueba para pago. Si no coinciden, retenga la factura y pregunte al proveedor.

Rutina mensual

Semana 1: reúna.

• Reúna todas las facturas de proveedores, facturas de flete y cargos aduanales del mes.
• Extraiga los registros de transacciones bancarias, de tarjeta y de stablecoins, si los hay.

Semana 2: coteje.

• Para cada factura, busque la orden de compra y el registro de recepción.
• Revise cantidad, precio unitario, moneda, flete e impuestos o aranceles.
• Marque cada factura como cotejada, incompleta, excedida o faltante.

Semana 3: vincule con los pagos.

• Para cada pago, busque la factura que cubre. Escriba el número de factura en la nota del pago cuando sea posible.
• Marque los pagos sin factura y las facturas sin pago.

Semana 4: resuelva y cierre.

• Pida notas de crédito por faltantes o daños.
• Registre los pendientes y quién es responsable de cada uno.
• Concilie el total del mes con su libro contable.

De dónde vienen las diferencias

• Envíos incompletos. La factura dice 100, usted recibió 92.
• Cambios de precio. El precio de la factura es distinto al de la orden de compra.
• Moneda. Una factura en otra moneda no coincide con los dólares que envió.
• Tarifas descontadas en el camino. Los bancos intermediarios pueden descontar cargos en una transferencia internacional, así que el proveedor recibe menos de lo que usted envió.
• Costos puestos en destino (landed costs). El flete, los aranceles y los honorarios del agente aparecen tarde.
• Facturas duplicadas. La misma factura enviada dos veces con una nueva fecha.

Qué conservar

Guarde cada cotejo como un solo juego: la orden de compra, el registro de recepción, la factura y la confirmación del pago. Esto es también lo que entregaría a un prestamista o a un contador. Nuestra guía sobre registros para impuestos y auditorías cubre la retención.

Atajos para pequeños negocios

• Use una carpeta o una fila de hoja de cálculo por compra, con el número de orden de compra como clave.
• Ponga el número de orden de compra en cada factura y en cada pago.
• Pague desde pocas cuentas para tener menos lugares que revisar.

Cómo encaja Shield

Cotejar es más fácil cuando los pagos están en un solo lugar. Shield ofrece a mayoristas cuentas empresariales en EE. UU., una tarjeta de crédito empresarial con estados de cuenta mensuales y pagos a proveedores del extranjero en dólares o stablecoins. Los dueños pueden vivir fuera de EE. UU., con una empresa estadounidense.

Preguntas frecuentes

¿El 3-way match es excesivo para un mayorista pequeño? No para compras grandes o recurrentes. Para pedidos pequeños, un 2-way match entre la orden de compra y la factura puede bastar.

¿Qué pasa si el proveedor envía y factura antes de que pueda revisar la mercancía? Pague lo que acordó por escrito, y registre la diferencia en cuanto cuente el envío.

¿Cuánto tiempo debo guardar estos registros? Pregúntele a su contador. Nuestra guía sobre registros para impuestos y auditorías cubre la práctica general.

Siguiente paso

Para ver cómo Shield ayuda a los mayoristas a mantener sus pagos organizados, visite tarjetas de crédito empresariales.