Qué registros guardar como revendedor para impuestos y auditorías

Guarde pruebas de lo que compró, de lo que pagó, de lo que vendió y de lo que queda en el estante. Eso incluye facturas de proveedores, comprobantes de pago, documentos de envío y de aduana, registros de venta y conteos de inventario. El IRS indica que los registros que respaldan ingresos o deducciones deben conservarse hasta que venza el periodo de prescripción, que generalmente es de tres años desde la presentación de la declaración, con plazos más largos en algunos casos. Pregúntele a su contador qué aplica en su caso.

Por qué importan los registros de inventario

El IRS define el inventario como cualquier artículo que usted compra para revender a sus clientes. Si mantiene inventario, para calcular su ingreso gravable debe valorarlo al inicio y al final de cada año fiscal, y de ahí sale el costo de los bienes vendidos. Los registros deficientes dificultan respaldar esas cifras si le preguntan.

El IRS no exige un sistema de registros específico. Indica que se use cualquiera que muestre con claridad sus ingresos y gastos.

Qué guardar por cada compra

• Factura del proveedor. Nombre, fecha, artículos, cantidades, precios unitarios y total.
• Comprobante de pago. Línea del estado de cuenta bancario, confirmación de wire o estado de cuenta de la tarjeta. El IRS indica que los cheques cancelados, los comprobantes de tarjeta de crédito y las facturas sirven como respaldo de los costos de inventario.
• Orden de compra o contrato, si tiene uno.
• Documentos de envío. Conocimiento de embarque o guía aérea, y lista de empaque.
• Documentos de importación. Declaración de importación, facturas de aranceles y del agente de aduanas, y facturas de flete y seguro. Forman parte de su costo total de la mercancía. La CBP también tiene sus propias reglas de conservación de registros para importadores: por lo general, los registros de una entrada deben conservarse 5 años desde la fecha de la entrada (19 CFR 163.4), con algunas excepciones.
• Registro de recepción. Lo que realmente llegó, y cualquier faltante o daño.

Qué guardar de ventas y existencias

• Facturas de venta y registros de pago.
• Documentos del impuesto sobre ventas, como los certificados de reventa que cobró a sus compradores o entregó a sus proveedores.
• Conteos de inventario. Un conteo fechado al menos al cierre del año, con el método de valuación.
• Devoluciones, bajas y ajustes, con el motivo.
• Números de serie o IMEI de artículos de alto valor, como electrónicos o relojes.

Cuánto tiempo conservar los registros

Directrices del IRS sobre registros del impuesto sobre la renta, en términos generales:

• 3 años desde la presentación, en la mayoría de los casos.
• 6 años si omite ingresos que superan el 25% del ingreso bruto de su declaración.
• 7 años si reclama una pérdida por valores sin valor o una deducción por deuda incobrable.
• Sin límite de tiempo si no presenta declaración o si presenta una falsa.
• Al menos 4 años para registros de impuestos sobre el empleo.

Conserve los registros de los bienes que posee hasta que venza el periodo de prescripción del año en que los disponga. Muchos contadores sugieren conservar los registros de inventario y de importación más tiempo que el mínimo.

Facilite el trabajo

1. Una carpeta por pedido. Factura, comprobante de pago, documentos de envío y de aduana juntos.
2. Use solo cuentas empresariales. Haga las compras con una cuenta o tarjeta empresarial, no con las personales.
3. Ponga nombres consistentes a los archivos. Fecha, proveedor y número de factura.
4. Respalde. Almacenamiento en la nube más una copia.
5. Concilie cada mes. Compare los estados de cuenta bancarios y de tarjeta con las facturas.

Dónde encaja Shield

Shield les da a importadores, mayoristas y revendedores una cuenta empresarial en EE. UU., una tarjeta de crédito empresarial y pagos a proveedores, de modo que las compras de inventario pasan por cuentas empresariales y dejan un registro de pago. Los estados de cuenta y las confirmaciones de pago pueden guardarse junto con sus facturas.

Preguntas frecuentes

¿Las copias digitales sirven? El IRS indica que todos los requisitos que aplican a los libros y registros en papel también aplican a los registros electrónicos. Consulte a su contador sobre las reglas vigentes.

¿Necesito recibos para compras pequeñas? Guarde algo que muestre qué compró, cuándo y cuánto pagó. Pida a su contador su umbral.

¿Qué pasa si me auditan? Sus registros son la evidencia principal. Comparta solo lo que le pidan y traiga a su contador desde el principio.

Siguiente paso

Para ver cómo Shield ayuda a los revendedores a pagar inventario, visite la página de tarjetas empresariales de Shield.