Lista de documentos de exportación para exportadores de Miami que envían a Latinoamérica

La mayoría de los embarques necesita un grupo básico de documentos: una factura comercial, una lista de empaque (packing list), un documento de transporte (conocimiento de embarque o guía aérea) y, según el valor y la mercancía, una declaración electrónica de exportación (EEI). Algunos envíos también requieren un certificado de origen, una licencia de exportación o certificados especiales. Los requisitos cambian según el producto y el país de destino, así que la última palabra la tienen su comprador y su agente de carga o agente aduanal.

Esta guía usa las páginas del Departamento de Comercio de EE. UU. en trade.gov sobre documentos comunes de exportación y documentos especiales. Es una lista general, no asesoría legal ni aduanera, y no hace afirmaciones sobre ningún país en particular. Pregunte al comprador qué documentos exige su aduana.

Documentos básicos

Factura proforma. La cotización del vendedor antes del embarque. Describe la mercancía (cantidad, precio, peso, especificaciones) y después sirve de base para la factura final. Los compradores suelen necesitarla para gestionar el pago o una licencia de importación.

Factura comercial. La factura que usted le emite al comprador extranjero. La aduana la usa para calcular los aranceles. Cada gobierno puede fijar el formato, el contenido, el número de copias y el idioma, así que pregunte al comprador qué necesita el destino.

Lista de empaque (packing list). Es más detallada que la de una venta local. Incluye las partes, el número de factura, la fecha de embarque, el medio de transporte, el transportista, las cantidades por ítem, el tipo de bulto, el peso neto y bruto en kilogramos, las marcas y las dimensiones. No reemplaza la factura comercial, y las dos deben coincidir.

Documento de transporte. En carga marítima es el conocimiento de embarque (bill of lading), un contrato entre el dueño de la mercancía y el transportista. El bill of lading directo no es negociable. El negociable (a la orden) se puede usar para comprar, vender o transferir la mercancía mientras está en tránsito, y el comprador normalmente necesita un original para retirarla. En carga aérea es la guía aérea (air waybill), que no es negociable y es específica del embarcador.

Instrucciones del embarcador (Shipper's Letter of Instruction). Sus instrucciones por escrito al agente de carga para un envío aéreo o marítimo.

Declaración y controles de exportación

Información Electrónica de Exportación (EEI) en AES. La presenta la parte principal interesada en EE. UU. (USPPI) o un agente autorizado, para mercancía física, a través del Automated Export System. Según trade.gov, hace falta cuando el valor de un producto del Schedule B supera los $2,500 o cuando la declaración es obligatoria por otro motivo (por ejemplo, si se requiere licencia). Los envíos de $2,500 o menos sin declaración obligatoria están exentos. La USPPI es la persona en EE. UU. que recibe el principal beneficio de la venta de exportación.

Licencia de exportación. Una autorización del gobierno para mercancías, cantidades, destinos y usos finales específicos. Trade.gov menciona como entidades emisoras al BIS (artículos de doble uso), al DDTC del Departamento de Estado (artículos de defensa), a la Comisión Reguladora Nuclear y a la DEA. La mayoría de los bienes de consumo comunes no la necesita, pero su agente aduanal debe confirmar la clasificación de sus productos. Para una línea de productos específica, como teléfonos o relojes, confíe en su agente aduanal o en el BIS.

Declaración de control de destino (Destination Control Statement, DCS). Se exige para artículos de la Commerce Control List que no sean EAR99, y para artículos controlados por ITAR. Aparece en la factura comercial, en el bill of lading marítimo o en la guía aérea.

Documentos que dependen del envío

Certificado de origen. Una declaración firmada de dónde viene la mercancía. El certificado genérico es para compradores o aduanas extranjeras que piden prueba de origen sin preferencia arancelaria. El certificado de un tratado de libre comercio se usa para reclamar aranceles reducidos o cero, y solo si la mercancía califica. Algunos países piden que lo valide un organismo externo, como una cámara de comercio.

Certificado de seguro. Confirma el seguro de carga durante el tránsito. Si sus condiciones de venta o una carta de crédito lo exigen, consígalo antes de embarcar. Con una carta de crédito, trade.gov indica que puede presentar una póliza de seguro en lugar de un certificado, pero no un certificado en lugar de una póliza.

Inspección previa al embarque. Algunos países la exigen a través de una empresa inspectora que verifica cantidad, calidad y precio. Estos requisitos suelen estar escritos en la carta de crédito.

Factura consular. La exigen algunos países. Las copias se obtienen en la embajada o el consulado del país de destino.

Licencia de importación. Es responsabilidad del importador, pero una copia en su archivo puede evitar problemas en la aduana.

Cuaderno ATA (ATA Carnet). Para mercancía que sale al exterior de forma temporal, como las muestras para una feria comercial.

Trade.gov también enumera certificados para alimentos, medicamentos, cosméticos, químicos, plantas, animales, mercancías peligrosas y embalajes de madera. Si usted envía algo de esas categorías, lea la página de documentos especiales. Ahí se aclara que un producto puede necesitar papeles de más de una categoría.

Un orden de trabajo sencillo

1. Confirme las condiciones de venta. El Incoterm, las condiciones de pago y qué documentos necesita la aduana del comprador.
2. Revise la clasificación y las licencias con su agente aduanal o su agente de carga.
3. Emita la factura proforma y consiga la conformidad del comprador.
4. Prepare la factura comercial y la lista de empaque y verifique que coincidan.
5. Instruya al agente de carga con una Shipper's Letter of Instruction.
6. Presente la EEI si es obligatoria, o confirme que lo hará el agente de carga.
7. Recoja el documento de transporte y los certificados que hagan falta.
8. Envíe al comprador el juego de documentos como lo exijan el contrato y las condiciones de pago.
9. Guarde copia de todo en una carpeta por embarque.

Mantenga los papeles consistentes

Casi todos los retrasos vienen de diferencias: un nombre de consignatario distinto en la factura y en el bill of lading, cantidades que no coinciden con la lista de empaque o un valor que cambia entre documentos. Revise cada juego antes de que salga de su oficina.

Preguntas frecuentes

¿Siempre tengo que presentar la EEI? No. Según la guía de trade.gov, la declaración se necesita en general cuando el valor de un producto del Schedule B supera los $2,500 o cuando aplica una declaración obligatoria, como un requisito de licencia. Consulte con su agente de carga cómo aplica a su embarque.

¿Quién prepara los documentos, yo o mi agente de carga? Muchas veces los dos. El exportador aporta los datos exactos de la factura y la lista de empaque, y el agente de carga o el agente aduanal prepara o presenta buena parte del resto. Usted sigue siendo responsable de lo que dicen los documentos.

¿Todos los destinos piden certificado de origen? No. Lo exigen algunos países y algunos compradores. Pregunte al comprador o al agente aduanal del comprador.

Siguiente paso

Si necesita pagar a un agente de carga o a un agente aduanal en EE. UU. en el camino, conozca las cuentas empresariales de Shield y la tarjeta de crédito empresarial de Shield para negocios de comercio exterior.