Autoevaluación: ¿está su negocio de comercio listo para un banco?

Haga esta revisión antes de solicitar una cuenta empresarial, para encontrar usted las inconsistencias y no el banco. Es práctica general de KYB (conocimiento del negocio) y no anticipa lo que decidirá ningún banco. Cada banco fija sus propios requisitos, así que confirme su lista antes de aplicar.

La idea detrás de la lista: un banco necesita entender quién es dueño de la empresa, a qué se dedica y para qué quiere la cuenta. Según la regla de debida diligencia del cliente de FinCEN, los bancos cubiertos mantienen procedimientos para identificar a los clientes, identificar y verificar a los beneficiarios finales, entender la naturaleza y el propósito de cada relación y monitorear la actividad. Su trabajo es que eso se vea fácil, y que todos sus documentos cuenten la misma historia.

Cómo usarla: marque cada casilla y, si no puede, anote por qué. Un vacío que conoce se puede explicar. Uno que el banco encuentra primero es más difícil.

1. Entidad y EIN

• El nombre legal en sus documentos de constitución es exactamente el mismo que en la carta del EIN, la solicitud y el pie de página del sitio web. Compare "Inc." y "LLC", comas y ortografía.
• Tiene sus documentos de constitución (artículos de organización o de incorporación) y, si el banco lo pide, un certificado de buen estado (good standing) vigente del estado.
• Tiene la carta del IRS que confirma su EIN. El IRS indica cómo confirmar un EIN, incluida la Carta 147C por teléfono, si perdió la original.
• El tipo de entidad coincide con lo que dice. Si afirma "somos una corporación" pero constituyó una LLC, corrija la redacción.
• Su registro estatal está activo y su agente registrado está al día.

2. Dirección registrada vs. dirección operativa

• Sabe cuál es la dirección registrada (a menudo la de un agente registrado) y cuál es donde el negocio opera de verdad, y puede explicar por qué son distintas.
• La dirección de la solicitud coincide con su comprobante de domicilio, como un contrato de arrendamiento, una factura de servicios o una carta oficial. Los bancos difieren en lo que aceptan, así que confírmelo con el suyo.
• La misma dirección, o una explicación clara, aparece en su sitio web, sus facturas y sus perfiles de marketplace.
• Si la mercancía sale de una bodega o de un operador logístico (3PL), anótelo. Un banco que lee "LLC de Wyoming" y una bodega en Miami no debería tener que adivinar.

3. Residencia de los dueños y propiedad

Los bancos miran dónde están los dueños como parte de entender al cliente. El manual de examen del FFIEC incluye la ubicación geográfica donde el cliente hace negocios entre sus factores de riesgo (Manual BSA/AML del FFIEC, Customer Due Diligence, en inglés). Vivir en el extranjero no descalifica por sí solo. Es algo que conviene declarar con claridad.

• Puede listar a cada dueño, su porcentaje y su país de residencia, y los porcentajes suman 100.
• Su identificación está vigente y no está por vencer. Nombre y fecha de nacimiento coinciden con los registros de propiedad.
• Tiene comprobante de domicilio personal de los dueños, por si el banco lo pide.
• Si los dueños viven fuera de EE. UU., la solicitud lo dice desde el principio en lugar de dejar que lo descubran.
• Sabe quién usará la cuenta día a día, y esa persona puede presentar su identificación.

4. Beneficiarios finales y persona de control

La regla CDD de FinCEN exige que los bancos cubiertos identifiquen y verifiquen a cada persona que posea el 25 % o más de una entidad cliente, además de a una persona que la controle.

• Cada persona con 25 % o más está nombrada, con nombre legal completo, fecha de nacimiento, dirección y número de identificación. Los datos exactos varían según el formulario de cada banco.
• Hay una persona de control nombrada, como el director general, el miembro administrador u otro directivo senior.
• Si la propiedad pasa por otra empresa, puede rastrearla hasta las personas físicas al final de la cadena.
• Su acuerdo operativo o tabla de capitalización coincide con lo que escribió en el formulario.
• Piensa avisar al banco si la propiedad cambia más adelante.

5. El sitio web coincide con la descripción del negocio

Quien revisa su solicitud suele mirar su sitio web. Trátelo como un documento.

• El sitio existe, carga y no es una página provisional ni de "próximamente". Algunos bancos aceptan negocios sin sitio, así que pregunte al suyo.
• El nombre de la empresa, la dirección, el correo y el teléfono del sitio coinciden con su solicitud.
• Los productos y servicios del sitio son los que describe al banco. Si dice "electrónica al por mayor" y el sitio vende perfumes, cambie uno de los dos.
• El tipo de cliente coincide. Si le dice al banco que vende a minoristas, el sitio no debería parecer una tienda para consumidores, o debería explicar ambas cosas.
• Sus perfiles de marketplace o tienda dicen lo mismo que su sitio web.
• Quitó las afirmaciones que no puede respaldar con un documento.

6. Una sola descripción de producto e industria, en todas partes

• Escribió una o dos frases claras: qué compra, de dónde y a quién vende. Ejemplo: "Importamos electrónica de consumo de proveedores en Asia y la vendemos a minoristas en EE. UU."
• Esa frase es la misma en la solicitud, el sitio web, las facturas, los contratos con proveedores y cualquier presentación que envíe.
• El código o la categoría de industria que elige en los formularios encaja con la frase.
• Si su categoría de producto requiere un permiso o manejo especial, lo consultó con un profesional.
• Revisó la lista de negocios que el banco no atiende.

7. Volúmenes esperados y contrapartes

El manual del FFIEC indica que la actividad prevista de la cuenta puede ser un factor clave en el perfil de riesgo del cliente. Un volumen que puede sustentar vale más que una cifra grande que no puede respaldar.

• Tiene un estimado mensual realista de entradas y salidas de dinero, y más o menos cuántos pagos implica.
• Puede decir en qué países paga a proveedores y de cuáles recibe dinero de clientes.
• Puede nombrar a sus principales proveedores y clientes, o describirlos por tipo si los nombres son confidenciales.
• Sabe cómo le pagan los clientes (transferencia, ACH, tarjeta, stablecoins) y cómo paga a sus proveedores.
• Piensa avisar a su banco o proveedor de la cuenta antes de que cambien de forma importante el volumen, los países o los métodos de pago.
• Los clientes le pagarán directamente, y a los proveedores les pagará a su nombre, no a través de terceros sin identificar.

8. Origen de los fondos y prueba de operaciones

• Puede explicar de dónde viene el dinero que entra a la cuenta: pagos de clientes, aportes de los dueños, préstamos.
• Los aportes de los dueños tienen rastro documental, como una transferencia desde la cuenta del propio dueño y una nota sobre su propósito.
• Tiene unas cuantas facturas, órdenes de compra o contratos recientes que encajan con su historia.
• Si el negocio es nuevo, puede ofrecer cotizaciones de proveedores, órdenes de compra o un plan de negocio breve, y dice con claridad que es nuevo.
• El dinero personal y el del negocio no están mezclados.

9. Revisión final de consistencia

Ponga los documentos lado a lado y compare cada campo.

• Cada celda coincide, o tiene una razón escrita de por qué no.
• Los escaneos están completos y legibles, sin recortes.
• Puede responder preguntas de seguimiento el mismo día.

Si algo no coincide

Corrija el documento de origen si puede. Si no puede, agregue una nota breve y factual a la solicitud ("dirección del agente registrado en X, operaciones en Y"). No cambie datos solo para que los formularios coincidan. Los bancos deciden caso por caso, y pasar esta revisión no significa que lo aprueben.

Siguiente paso

Para entender el razonamiento detrás de esta lista, lea cómo preparar su negocio de comercio para un banco. Cuando esté listo, vea las cuentas empresariales de Shield.

Fuentes

• FinCEN, Customer Due Diligence Requirements for Financial Institutions (en inglés)
• Manual BSA/AML del FFIEC, Customer Due Diligence (en inglés)
• IRS, Employer ID Numbers (en inglés)