Cómo verificar a un proveedor nuevo del exterior antes de pagarle

Confirma que la empresa existe, que la persona con la que hablas trabaja ahí y que la cuenta bancaria a la que vas a pagar pertenece a esa empresa. Después, prueba con un pedido pequeño antes de uno grande.

1. Confirma que la empresa es real

• Pide la razón social completa, la dirección registrada y el número de registro, y compáralos con el registro mercantil del país del proveedor o con un servicio independiente de información de empresas.
• Contrasta lo que te dicen con lo que encuentres: dirección, años en el mercado, gama de productos.
• Busca a la empresa en noticias, listados de ferias comerciales y reseñas de terceros. Una empresa sin presencia en ningún lado merece dudas.
• Verifica que el sitio web, el dominio del correo y el nombre comercial coincidan. Las direcciones de correo gratuitas y los dominios parecidos al real son comunes en fraudes.

2. Confirma a las personas

Haz una videollamada en vivo, no solo chat. Pide ver la oficina, la bodega o la línea de producción, y haz preguntas específicas sobre su producto. Pide referencias de otros compradores y contáctalos.

3. Revisa cómo quiere cobrar el proveedor

Aquí es donde aparecen muchas estafas. El Centro de Quejas de Delitos en Internet del FBI (IC3) advierte que los delincuentes toman el control de cuentas de correo reales o las imitan para pedir transferencias de fondos, y recomienda confirmar por otro canal cualquier cambio en los datos de pago (IC3). Aplícalo con todos tus proveedores:

• El nombre de la cuenta debe coincidir con la razón social del proveedor en el contrato y en la factura.
• Desconfía si te piden pagar a una cuenta personal o a una empresa de un país distinto al del proveedor.
• Si los datos bancarios cambian a mitad del trato, confirma por teléfono con un número que ya tenías, no con el del correo que anuncia el cambio.

4. Empieza pequeño e inspecciona

Haz un primer pedido de muestra o de bajo valor. Compara la mercancía con la especificación acordada. En pedidos más grandes, considera una inspección previa al embarque a cargo de una empresa de inspección independiente.

5. Déjalo por escrito

Una orden de compra o un contrato debe nombrar a las dos entidades legales e incluir especificaciones del producto, cantidad, precio, calendario de pagos, condiciones de entrega y qué pasa si la mercancía llega mal o tarde. Un proveedor que se resiste a los términos escritos te está dando información.

6. Paga por etapas

Siempre que puedas, evita pagar todo por adelantado. Los esquemas comunes son un anticipo con el saldo contra los documentos de embarque, o pedidos iniciales pequeños que crecen a medida que se construye la confianza. Cada etapa es un punto donde puedes parar si algo no cuadra.

Dónde entra Shield

Si pagas a proveedores desde una cuenta empresarial de EE. UU., Shield te permite enviar pagos por wire a proveedores. Shield también paga a proveedores en China y Hong Kong. Los pagos se revisan antes de procesarse. Manejar los pagos a proveedores desde una sola cuenta también te deja un registro único de cada transferencia, útil para tu contabilidad y para cualquier disputa.

Preguntas frecuentes

¿Necesito visitar al proveedor en persona? No siempre. Un recorrido en vivo por videollamada, un pedido de muestra y una inspección independiente pueden cubrir gran parte de lo mismo. Para una relación grande y de largo plazo, vale la pena el viaje.

¿Cuál es la mayor señal de alerta? Que te pidan enviar dinero a una cuenta distinta a la del contrato, sobre todo con urgencia. Detente y verifica por teléfono.

¿Debo pagar un anticipo a un proveedor que no he verificado? Verifica primero. Si debes pagar antes de confirmar todo, mantén el monto bajo y envíalo solo a una cuenta a nombre de la razón social verificada del proveedor.

Siguiente paso

Para pagar a proveedores desde una cuenta empresarial de EE. UU., conoce las cuentas empresariales de Shield.