Cómo verificar a un proveedor nuevo del exterior antes de pagarle

Confirme que la empresa existe, que la persona con la que habla trabaja ahí y que la cuenta bancaria a la que va a pagar pertenece a esa empresa. Después, pruebe con un pedido pequeño antes de uno grande.

1. Confirme que la empresa es real

• Pida la razón social completa, la dirección registrada y el número de registro, y compárelos con el registro mercantil del país del proveedor o con un servicio independiente de información de empresas.
• Contraste lo que le dicen con lo que encuentre: dirección, años en el mercado, gama de productos.
• Busque a la empresa en noticias, listados de ferias comerciales y reseñas de terceros. Una empresa sin presencia en ningún lado merece dudas.
• Verifique que el sitio web, el dominio del correo y el nombre comercial coincidan. Las direcciones de correo gratuitas y los dominios parecidos al real son comunes en fraudes.

2. Confirme a las personas

Haga una videollamada en vivo, no solo chat. Pida ver la oficina, la bodega o la línea de producción, y haga preguntas específicas sobre su producto. Pida referencias de otros compradores y contáctelos.

3. Revise cómo quiere cobrar el proveedor

Aquí es donde aparecen muchas estafas. El Centro de Quejas de Delitos en Internet del FBI (IC3) advierte que los delincuentes toman el control de cuentas de correo reales o las imitan para pedir transferencias de fondos, y recomienda confirmar por otro canal cualquier cambio en los datos de pago (IC3). Aplíquelo con todos sus proveedores:

• El nombre de la cuenta debe coincidir con la razón social del proveedor en el contrato y en la factura.
• Desconfíe si le piden pagar a una cuenta personal o a una empresa de un país distinto al del proveedor.
• Si los datos bancarios cambian a mitad del trato, confirme por teléfono con un número que ya tenía, no con el del correo que anuncia el cambio.

4. Empiece pequeño e inspeccione

Haga un primer pedido de muestra o de bajo valor. Compare la mercancía con la especificación acordada. En pedidos más grandes, considere una inspección previa al embarque a cargo de una empresa de inspección independiente.

5. Déjelo por escrito

Una orden de compra o un contrato debe nombrar a las dos entidades legales e incluir especificaciones del producto, cantidad, precio, calendario de pagos, condiciones de entrega y qué pasa si la mercancía llega mal o tarde. Un proveedor que se resiste a los términos escritos le está dando información.

6. Pague por etapas

Siempre que pueda, evite pagar todo por adelantado. Los esquemas comunes son un anticipo con el saldo contra los documentos de embarque, o pedidos iniciales pequeños que crecen a medida que se construye la confianza. Cada etapa es un punto donde puede parar si algo no cuadra.

Dónde entra Shield

Si usted paga a proveedores desde una cuenta empresarial de EE. UU., Shield le permite enviar pagos por wire a proveedores. Shield también paga a proveedores en China y Hong Kong. Los pagos se revisan antes de procesarse. Manejar los pagos a proveedores desde una sola cuenta también le deja un registro único de cada transferencia, útil para su contabilidad y para cualquier disputa.

Preguntas frecuentes

¿Necesito visitar al proveedor en persona? No siempre. Un recorrido en vivo por videollamada, un pedido de muestra y una inspección independiente pueden cubrir gran parte de lo mismo. Para una relación grande y de largo plazo, vale la pena el viaje.

¿Cuál es la mayor señal de alerta? Que le pidan enviar dinero a una cuenta distinta a la del contrato, sobre todo con urgencia. Deténgase y verifique por teléfono.

¿Debo pagar un anticipo a un proveedor que no he verificado? Verifique primero. Si debe pagar antes de confirmar todo, mantenga el monto bajo y envíelo solo a una cuenta a nombre de la razón social verificada del proveedor.

Siguiente paso

Para pagar a proveedores desde una cuenta empresarial de EE. UU., conozca las cuentas empresariales de Shield.