Cómo obtener y usar un certificado de reventa de Florida

En Florida, el certificado anual de reventa se obtiene registrándose ante el Departamento de Ingresos (Department of Revenue) para cobrar el impuesto sobre las ventas. Una vez registrado, usted puede comprar la mercancía que va a revender sin pagar ese impuesto, entregándole a su proveedor una copia del certificado. El certificado vence cada 31 de diciembre, y cada año se emite uno nuevo mientras siga registrado.

Esta guía sigue la página del certificado anual de reventa del Departamento de Ingresos de Florida. Es una guía, no asesoría fiscal. Confirme cómo aplica a su negocio con su contador o con el Departamento.

Quién lo recibe

Los negocios registrados ante el Departamento para cobrar el impuesto sobre las ventas reciben el certificado. Les permite a los dueños o a sus representantes comprar o alquilar bienes o servicios sin impuesto cuando se van a revender o realquilar. Los negocios registrados solo para pagar el impuesto de uso (use tax) no lo reciben.

Cómo conseguir el suyo

1. Regístrese para cobrar el impuesto sobre las ventas ante el Departamento de Ingresos de Florida.
2. Descargue e imprima el certificado del año siguiente. Cada noviembre se publican en línea los certificados del año que viene. Imprima el suyo desde la página Print Annual Resale Certificate del Departamento, con los datos de su cuenta de impuestos.
3. Si declara en papel. Si presenta sus declaraciones de impuesto sobre las ventas y de uso en papel, el certificado llega por correo con su libreta de cupones o con la declaración.
4. Locales nuevos. El Departamento indica que los certificados emitidos a locales nuevos desde mediados de octubre valen desde la emisión hasta el final del año calendario siguiente.

La página no menciona ningún costo por el certificado.

Cómo usarlo

Entregue una copia a su proveedor cuando compre artículos o servicios para revender o realquilar. También califican los artículos que pasan a ser un componente de un producto que usted vende.

Según el Departamento:

• Ya no se exigen firmas. Al presentar el certificado, usted certifica que los artículos se van a revender o alquilar.
• Los compradores habituales por lo general no tienen que presentarlo en cada compra, aunque algunos vendedores tienen reglas internas que lo exigen.
• La dirección del certificado no tiene que coincidir con la de su local, pero el nombre del negocio debe ser correcto y el certificado debe estar vigente.
• Un certificado que muestre solo el nombre del dueño, sin nombre comercial (d/b/a), es válido.

Qué no puede comprar sin impuesto con él

No lo use para artículos que utiliza en su negocio, para uso personal o para artículos que usa antes de revenderlos. Los ejemplos del Departamento son muebles, equipo de oficina, computadoras y suministros. Un revendedor de electrónicos de Miami, por ejemplo, podría comprar así el inventario para reventa, pero no la laptop que usa en la oficina.

Si compra sin impuesto para revender y después usa el artículo, declara y paga el impuesto de uso (use tax) a la tasa del impuesto sobre las ventas en su declaración de impuesto sobre las ventas y de uso.

Las exenciones por tipo de uso, como el fertilizante para uso agrícola, necesitan un certificado de exención, no un certificado de reventa.

Qué tienen que hacer sus proveedores

Los vendedores deben documentar cada venta exenta para reventa con uno de tres métodos, y pueden usar uno distinto en cada venta:

1. Guardar por tres años una copia en papel o electrónica de su certificado.
2. Obtener un número de autorización de transacción para cada venta, por teléfono, en línea mediante Seller Certificate Verification o con la app móvil FL Tax. El número sirve solo para esa compra.
3. Obtener números anuales de autorización de proveedor para clientes habituales, subiendo un archivo por lotes.

Por eso un proveedor puede pedirle el certificado aunque ya le haya vendido antes. Y es una buena razón para tener una copia vigente en el archivo de sus proveedores habituales.

Manténgalo en orden

• Imprima el certificado nuevo cada noviembre y envíelo a sus proveedores habituales antes de enero.
• Guarde copias de lo que le dio a cada proveedor.
• Anote qué compras fueron sin impuesto para detectar los artículos que terminaron usándose en el negocio y que deben pagar use tax.
• Mantenga sus registros ordenados. Su contador se los va a pedir.

El Departamento advierte que el uso fraudulento de un certificado de reventa tiene sanciones penales y civiles.

Exportadores y vendedores de otros estados

Si usted le vende sobre todo a compradores fuera de EE. UU., o es un distribuidor de otro estado sin certificado de Florida, su situación puede ser distinta. En sus preguntas frecuentes, el Departamento remite a los distribuidores de otros estados a la Regla 12A-1.0015(3) del Código Administrativo de Florida (F.A.C.). Consulte con su contador cómo le aplica.

Preguntas frecuentes

¿Tiene algún costo el certificado? La página del Departamento no indica ningún costo. Si tiene dudas, consúltelo con el Departamento.

¿Tengo que mostrarlo cada vez que le compro al mismo proveedor? Por lo general no, según el Departamento, aunque algunos negocios tienen reglas que lo exigen.

¿Qué pasa si compro algo sin impuesto y no lo revendo? Declara y paga el impuesto de uso (use tax) a la tasa del impuesto sobre las ventas en su declaración de impuesto sobre las ventas y de uso.

Siguiente paso

Para pagar proveedores y llevar el control del gasto en inventario, conozca la tarjeta de crédito empresarial de Shield, que se sincroniza con QuickBooks, y las cuentas empresariales de Shield.