Cómo demostrar sus ventas de exportación pasadas a bancos y prestamistas

Para demostrar una venta de exportación, muestre la cadena completa de cada embarque: el pedido, la factura, los documentos de embarque y el pago que entró. Un prestamista lee mal un montón de PDF sueltos, pero un historial único que une cada venta con sus papeles y su pago es fácil de seguir. Esta guía le explica cómo armarlo.

Nada de lo que sigue garantiza cómo responderá un banco o prestamista. Cada uno decide por su cuenta y pide cosas distintas. Pregúntele en qué formato lo quiere y confirme el tratamiento fiscal y contable con su contador. Es una guía, no asesoría legal ni fiscal.

Qué quiere ver un prestamista

En general, los prestamistas quieren saber tres cosas: que las ventas son reales, que los clientes pagan y que el negocio es estable. Cada embarque puede responder las tres si usted puede mostrar registros que coinciden.

Para una venta, la cadena se ve así:

1. Pedido o contrato. La orden de compra, la cotización firmada o el acuerdo por correo.
2. Factura. La factura comercial que usted emitió, que también usa la aduana (trade.gov).
3. Documentos de embarque. La lista de empaque, más el conocimiento de embarque (bill of lading) en carga marítima o la guía aérea (air waybill) en carga aérea.
4. Declaración de exportación. El registro de la EEI, cuando se exigió. Trade.gov dice que en general hace falta cuando el valor de un producto del Schedule B supera los $2,500 o cuando la declaración es obligatoria.
5. Registro del pago. La línea del estado de cuenta, la confirmación del wire u otra prueba de que el comprador pagó.

Si falta un eslabón, los demás igual ayudan, pero el historial queda más débil. Anote los vacíos en vez de esconderlos.

Paso 1: elija un período

Elija el período que le pidió el prestamista, que suele ser los últimos 12 meses o los últimos dos años. Pregúntele, ya que el período que se revisa lo decide el prestamista.

Paso 2: arme un registro de embarques

Haga una hoja de cálculo con una fila por embarque. Columnas útiles:

• Número y fecha de la factura
• Nombre y país del comprador
• Mercancía (descripción corta)
• Valor de la factura y moneda
• Fecha de embarque y número del documento de transporte
• Incoterm
• Fecha del pago, monto recibido y en qué cuenta entró
• Enlace o nombre del archivo de cada documento de respaldo

Agregue una fila de totales para el período. Los totales deben cuadrar con su contabilidad.

Paso 3: junte los papeles

Haga una carpeta por embarque, con el mismo criterio de nombre cada vez, por ejemplo el número de factura y el comprador. Adentro ponga el pedido, la factura, la lista de empaque, el documento de transporte, la confirmación de la EEI si la hubo y la prueba del pago.

Revise la consistencia: la factura y la lista de empaque deben coincidir entre sí, y el nombre del comprador debe ser el mismo en todos lados. Las diferencias generan preguntas.

Paso 4: relacione los pagos con las facturas

Este es el paso más fácil de saltarse. Tome cada depósito de sus estados de cuenta y asócielo con una factura. Si un depósito cubre varias facturas, o un comprador pagó en partes, déjelo escrito. Si las comisiones o las diferencias de cambio redujeron lo que usted recibió, anótelo en el registro para que las cifras tengan sentido.

Incluya en el mismo paquete los estados de cuenta del período, para que el prestamista pueda revisar las líneas de los depósitos por su cuenta.

Paso 5: cubra los vacíos

Vacíos comunes y qué hacer:

• Pago a través de un tercero. Anote quién pagó y por qué, y guarde la confirmación del comprador si la tiene.
• Pagos en efectivo o informales. Son difíciles de probar. Evítelos de ahora en adelante usando canales con trazabilidad.
• Faltan documentos de embarque. Pida copias a su agente de carga o al transportista.
• Cuentas personales y de la empresa mezcladas. De ahora en adelante, haga pasar las ventas del negocio por una cuenta empresarial.

Paso 6: una página de resumen

Abra el paquete con un resumen de una página: su negocio, el período cubierto, la cantidad de embarques, el total facturado, el total recibido, los mercados principales y una nota breve sobre cualquier cosa fuera de lo común. Manténgalo objetivo. No estime cifras que no pueda respaldar.

Paso 7: manténgalo al día

Actualice el registro después de cada embarque, no una vez al año. Con un registro al día, la próxima solicitud de un prestamista es mucho más rápida de responder. Consulte con su contador las reglas de conservación de documentos.

De dónde salen los registros

El software contable y las exportaciones del banco hacen gran parte del trabajo. La tarjeta de crédito empresarial de Shield se sincroniza con QuickBooks, así que las transacciones de la tarjeta pueden pasar a su contabilidad. Use lo que use, guarde los documentos originales y los estados de cuenta del propio banco.

Preguntas frecuentes

¿Necesito estados financieros auditados? Eso lo decide el prestamista. Pregunte qué acepta. Algunos prestamistas pequeños trabajan con estados de cuenta, declaraciones de impuestos y registros de embarques.

¿Qué documentos pesan más? Las facturas y el comprobante de pago, porque juntos muestran que la venta ocurrió y se pagó. Los documentos de embarque muestran que la mercancía se movió.

¿Con esto me aprueban? Nadie puede prometerlo. Un historial ordenado hace que su caso se lea mejor, y la decisión sigue siendo del prestamista.

Siguiente paso

Haga que sus ventas pasen por una cuenta empresarial para que cada pago sea fácil de rastrear. Conozca las cuentas empresariales de Shield y la tarjeta de crédito empresarial de Shield.